Как проводить собрания. Часть 2.

Автор статьи: Еремина Н.

>

Что нужно сделать ПОСЛЕ Собрания?

Насколько собрание эффективно?

Чтобы определить эффективность собраний, проведите эксперимент. Тщательно записывайте все вопросы, с которыми к Вам обращаются в коридоре, на ходу, в индивидуальном порядке. Подсчитайте число обращений. Подумайте, какие из этих вопросов можно решить один раз на собрании и подсчитайте, сколько времени Вы сэкономите. По мере совершенствования вашей техники проведения собраний, количество таких <коридорных отвлечений> должно уменьшаться.

Есть вопросы, которые не терпят отлагательств: скажем, в молочном производстве решают вопрос даже не часы, а минуты — продукт быстро портится: решение этих вопросов не отложишь на еженедельное собрание. Но <разбор полетов> по типовым проблемам вполне уместно делать именно на еженедельном собрании.

Другой интересный способ проверить качество ваших собраний — узнать, как к нему относятся отсутствующие.

Почему их не было на собрании? Они расстроились, что пропустили собрание и дотоино выясняют, что прошло мимо них. Или у них оказались дела поважнее? Делайте выводы.

Сколько стоит <собраться>? А этот способ измерения результативности собраний не для слабонервных. Подсчитайте, сколько стоит собрание: средняя стоимость рабочего часа Участников * на число Участников * продолжительность собрания * количество собраний в месяц. Сложите стоимость всех собраний, которые проходят в вашей фирме. Посмотрите на цифры учитывая, что <сэкономленные деньги = заработанные деньги>. Вас устраивает результат? Что можно улучшить, чтобы <заработать> на собрании больше?

Помните, что регламент надо также регулярно менять. Это касается рассматриваемых вопросов, так и частоты собрания. ваши сотрудники растут, учатся работать: и докладывать, и решать вопросы. Постепенно сокращайте время на обзор текущей ситуации. Увеличивайте время на решение вопросов и конечно, на вопросы развития. Еженедельный ритм позволит успеть выполнить задания к собранию. На них надо время, а текущую работу никто не отменял.

Рекомендации данной статьи подходят не всем видам бизнеса. Для каждой организации, естественно, целесообразно сделать свой Регламент собраний, и конечно будут сильно отличаться собрания в розничном магазине и в рекламном агентстве. Например, у разработчиков программного обеспечения потребность в собраниях вообще может отпасть. Сотрудники могут начать проводить их сами в своих рабочих группах, когда у них есть какая-то проблема. Но делать они это начнут только после того, как Вы их научите быстро и эффективно решать проблемы.

Желательно, чтобы на ваших собраниях время от времени присутствовал независимый Эксперт, который вовремя укажет на ошибки проведения собраний, подскажет оптимальные варианты решения вопросов и будет вести вашу организацию к дальнейшему повышению производительности.

Автор выражает благодарность за помощь в написании статьи директору консалтинговой фирмы <ТРиз-ШАНС> Игорю Леонардовичу Викентьеву.

Литература

1. Манн И., <Маркетинг на 100%> (глава <Совещания и собрания>), СПб, <Питер>, 2005 г.
2. Мастеров Б.М., Эффективное совещание: структуры и процедуры, 2001 г. в Сборнике: <инструменты развития бизнеса: тренинг и консалтинг>, М., <Класс>, 2002 г.
3. Модестов С. Ю., Доклад о Докладе (или как подготовить сообщение для Специалистов)
4. Сычев С.В., Фирменные стандарты компании «ANY»

Приложение 1.

<Регламент собраний>

90% проблем некачественных собраний снимает документ <Регламент собраний>.

Цикличность и регулярность в бизнесе создает устойчивость, предсказуемость, а значит — управляемость. Самое главное, что к регулярным собраниям Сотрудники быстро привыкают и это их дисциплинирует. Они могут планировать свое рабочее время. Вся фирма не тратит дополнительное время на орг-вопросы, пересогласования и переносы планов — все силы идут на содержание.

Мы используем такую форму <Регламент собраний>:

При разработке вашей формы <Регламента собраний> обратите внимание на следующие моменты:

1. Цель собрания. Какие вопросы нужно решать? Какую информацию отслеживать? Какие выводы делать? Определите количество и вид собраний, а также их Ведущего и Участников. При разработке регламента помните, что он должен быть удобным и Руководителю, и Участникам.
2. Регулярность собраний. В каждом бизнесе — свой темп и свои циклы. используйте их. Как правило, собрания удобно проводить ежемесячно/ еженедельно /ежедневно.
3. Вопросы к собранию. Собрание должно иметь четкую структуру и проходить каждый раз именно в заданном порядке. Каждый отвечает за свою часть бизнеса. Каждый докладывает о своей доли ответственности, о своих результатах. Это интересно всем. Люди должны видеть результаты своей работы. И неважно, хорошие или плохие это результаты. Важно, что цифры честные, всем понятные и нужные. Тогда Сотрудники понимают: <Значит, мы работаем не просто так, и на это собрание пришли не просто так - мы вместе заняты нужным Делом>.
4. Очередность решаемых вопросов. Порядок здесь такой:

   4.1. сначала докладывают Сотрудники о результатах, затем обсуждение и анализ, потом Руководитель подводит итог, делает выводы, обозначает решения;

   4.2. вопросы по регламенту определяются из тех ключевых точек, от которых зависит общий результат и качество работы фирмы (например, обратная связь от Клиентов, реакция на рекламу, информация по новинкам и т.д.);

   4.3. затем имеет смысл обсудить текущие проблемы — что мешает работать.

5. Приоритет вопроса и лимит времени. Разделите все вопросы на 3 части:

   — вопросы регулярные — по регламенту;

   — вопросы текущие — по плану собрания: возникшие идеи, проблемы, что мешает работать или может оптимизировать работу;

   — вопросы развития — по плану развития.

   5.1.Старайтесь быстрее справиться с регулярными вопросами. Сначала они могут занимать все время. Потом к ним добавятся вопросы текущие — люди будут сами проявлять активность. Но ваш приоритет, который определяет скорость движения вперед — это вопросы развития. Отводите на них до 50% времени собрания.

   5.2. Всего Вы можете разобрать не более 5 вопросов. Начинайте всегда в самого важного. лучше закончить с 1 важным, чем не довести до конца десяток.

   5.3. Для эффективности проработки вопросов крайне важно правильно подготовить материал к собраниям и разослать всем заранее. См. в конце статьи <Регламент решения вопроса>.

6. Документ. Собрания будут эффективнее и лучше подготовлены, если информация будет приготовлена в единой форме. По сути, на собрании — время анализа и принятия решений по заранее собранной информации. Поэтому данный документ должен быть сдан и доведен до всех Участников до собрания, заранее. Например, собрание во вторник в 17.00, а отчет должен быть сдан к 9.00 во вторник. (См. п. 3 статьи <Как проводить собрания: 22 рекомендации руководителю и 2 регламента>).
7. Время проведения собраний.

   7.1. Если Сотрудники недисциплинированны, часто опаздывают, мы рекомендуем вводить еженедельные собрания утром, к началу рабочего дня — потребность в контроле прихода на работу отпадет. Самые злостные <опаздывальщики> перевоспитаются за несколько дней. И штрафы Вам не понадобятся.

   7.2. Помните, утренние собрания играют роль стимулятора-активизатора-мотиватора. Их продолжительность от 5 до 15 минут — не больше!

   7.3. Если утро — самое горящее время: встречи с Клиентами на выезде или поток входящих звонков, то уместно перенести собрания на вечер.

   7.4. Вечером лучше проходят и собрания-обсуждения, разб
   оры полетов. Еженедельные ежемесячные собрания лучше проводить вечером. Их оптимальная продолжительность — 1 час.

   7.5. Всегда пишите время окончания собрания. Старайтесь закончить немного раньше — это будет приятный сюрприз для Участников. Во всяком случае — Вы должны закончить вопросы по плану заранее. Тогда у сотрудников будет время, повод и стимул задать свой вопрос. — т.е. проявить активность и подумать — а что может быть лучше для Руководителя, чем активный и умный Сотрудник!

Для примера привожу реальный образец регламента собрания, который кишит ошибками.

Первая цифра очередности пункта была предложена составителем, вторая — моя. Думаю, пример будет полезен многим. Правильный вариант приведен в форме <Регламент собраний>, см. выше.

Уф, как же сложно разбираться с чужими ошибками! Проще сделать сразу самой :). (Знакомо? Типичная отговорка ленивого Руководителя, который не развивает Сотрудников, не управляет ими, зато жалуется!).

итак, еще раз правильный вариант:

МОП:

1. индивидуальные результаты работы за прошедшую неделю (реализация). Анализ дебиторской задолженности.
2. Анализ возражений и пожеланий Клиентов.
3. Обсуждение текущих проблем и сложностей в работе Менеджера. Предложения сотрудников по оптимизации работы ОП. Изменения в порядке работы ОП (приказы по ОП и организации в целом).
4. Планы на следующую неделю.
5. Вопросы развития.

Приложение 2.

<Регламент решения вопроса>

А.Б. Соколов в статье <То, чего не пишут о мозговом штурме [версия 2.0]> пишет, что нельзя смешивать мозговой штурм по решению сложной проблемы и регулярное собрание. Однако использовать элементы мозгового штурма, чтобы собрать первое что наболело и уже продумано — можно.

Часто при решении текущих вопросов и вопросов развития мы делаем так:

Вопросы бывают разные — проработка может быть дольше или быстрее от сложности и важности вопроса. Введя в практику этот регламент, Вы будете неуклонно продвигать вашу организацию вперед, от одного важного вопроса к другому, и получать удовольствие от правильных решений.

Источник http://www.intalev.ru