Автор статьи: Алексей Федоров
>Почему распадаются социализмы?
Честно говоря, не знаю. больше того, я вообще не уверен, что они распадаются. Во всяком случае, нашему-то еще жить, да жить, если судить по происходящему.
Какое отношение социализм имеет к проблемам внедрения? Никакого. Просто, вспомнил сакраментальное: “Социализм – это, прежде всего, учет и контроль”. А в предыдущей статье мы говорили о некоем цикле управления, в котором, правда, не было фазы “Учет”, но и фаз было не две, а больше. А еще говорилось, что если фаз управления меньше, чем должно быть, то объект неуправляем, а значит, врежется наверняка! Вспомнили?
Продолжаем работать, или Сначала был план
В предыдущей статье мы рассмотрели пример автоматизации фазы планирования. Следующая за ней фаза – выполнение. Вернемся к примеру из предыдущей статьи о планировании расходов и выплат. пришел черед выполнять план – ремонтировать оргтехнику. Алгоритм действий пользователей в КИС (напомню, в качестве платформы была выбрана система “1С:Предприятие 7.7”) в рассматриваемом случае был следующим.
1. Подчиненный IT-менеджера (или он сам) должен был ввести в систему заявку на выплату, допустим, $630 (а запланировано было, как вы помните, $600), указать статью – поддержание оргтехники, и способ оплаты – безналичный (тоже бывает).
2. Он сразу же видел перерасход – $30 (в общем случае – величину неизрасходованного остатка по статье). Если он человек мужественный, в системе была возможность послать такую заявку финансовому директору (нажми кнопку “Отправить по маршруту”). Иначе – надо было корректировать сумму выплаты.
Нелишний комментарий. И в случае автоматизации процесса планирования, и сейчас, – без организации документооборота КИС просто…, ну, непродуктивна, что ли? Для каждого документа, если с ним работает несколько сотрудников в определенной временной и логической последовательности, просто необходимо разработать маршрут. То есть, не обязательно строить КИС на базе системы документооборота типа Notes, но, что по своим возможностям она должна быть круче MS Outlook, – это факт.
3. Финансовый директор получал сообщение о новой заявке от IT-менеджера, видел перерасход по ней и текущий остаток денежных средств на том счете, с которого она будет уплачена.
4. Если финансовый директор был согласен, он утверждал заявку и продолжал ее движение по маршруту. Если не согласен – отклонял, что означало возврат заявки к ее отправителю с указанием причины отвода.
5. В случае утверждения заявка попадала к бухгалтеру, который, после получения необходимых документов (счета, акта, счета-фактуры и т.д.), ставил свою визу – “проведено”.
6. дальше – бухгалтеру по банку, который одним движением на основании заявки печатал платежное поручение. Заявка получала статус – “удовлетворена”.
Заметим, что необходимым элементом документооборота является доступность ответственным лицам информации о том, кто и как долго обрабатывал заявку, и в какой стадии она в данный момент находится. Естественно, на практике было много нюансов. Например, если заявка удовлетворяла плану, то этап 3 мог и отсутствовать.
Я специально начал с конкретного примера, дальше я попытаюсь систематизировать сказанное. А сейчас, увы, должен прерваться на внесение терминологической ясности.
Что такое Учет, или Стоит ли говорить о второстепенном?
Мы говорим выполнение, подразумеваем… Что и говорить, термин “учет” пользуется чрезвычайной популярностью. На мой взгляд, он имеет пусть важное, но достаточно подчиненное значение в системе управления предприятием. К сожалению, то исключительное внимание, которое ему уделяет большинство внедренцев, чревато – на практике это означает недооценку других аспектов внедрения КИС. Предупреждаю, глава будет очень скучной и говориться будут вещи ТРИВиалЬНЫЕ. Ниже я покажу, что они, действительно, второстепенны, а пока, что делать, – придется потерпеть. итак, учет бывает бухгалтерским и управленческим.
Бухгалтерский учет – система сбора и хранения информации о хозяйственно-финансовых операциях с целью получения фискальной отчетности.
Фискальная отчетность – регламентированная государством, фондами и прочими похожими на них инстанциями отчетность о хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, используемая для исчисления налогов и сборов этим инстанциям с данного предприятия.
Управленческий учет – система сбора и хранения первичных данных о хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, используемая для получения информации, необходимой для принятия менеджерами управленческих решений.
Как следует из определений, редко, когда цели бухгалтерского и управленческого учетов совпадают. Их различия предполагают и различия в способах их достижения. Конкретно – используются разные алгоритмы обработки данных, разная периодичность и, наконец, разное множество документов. Общим для учетов является их объект – финансово-хозяйственная деятельность предприятия. А это означает совершенно формально, что информация о регистрируемых в системе операциях принципиально может являться однократно вводимой. На практике это может реализовываться следующими способами.
Каждый первичный документ порождает одну из нескольких бухгалтерских (совокупности проводок) и управленческих операций. Список и содержание этих операций, естественно, подлежат определению и настройке внедренцем и заказчиком перед и в течение опытной эксплуатации. В общем случае, один хозяйственно-финансовый документ может порождать не одну операцию, а цепочку связанных бухгалтерских и управленческих операций. Опять же, совсем не обязательна строгая синхронизация проведения соответствующих бухгалтерских и управленческих операций.
Если после сказанного вы решили, что фаза выполнения планов и “учет” – это синонимы, поздравляю, вы ошиблись. Кроме управленческого и бухгалтерского учета, ведь есть еще и маркетинг, и управление персоналом, и прочая, прочая, прочая… То есть, если строго, учет является лишь фрагментом фазы выполнения, и при автоматизации исключительно его, отдача от вложенных инвестиций в систему будет в несколько раз меньше, чем от инвестиций в создание полноценной АСУ. Все равно, что вкладывать деньги в менее надежный банк под меньший процент.
Строгие определения, это, конечно, хорошо, но какая практика исчерпывающе описывается теорией? Просто перечислю часть того, с чем можно столкнуться на практике в многотрудном деле автоматизации фазы выполнения (давайте, все-таки, отдохнем от “учета”) – списком, не раскрывая.
- Необходимость одновременного ведения разных систем бухучета для одного предприятия (например, хозяйственного, бюджетного, в системе GAAP).
- Необходимость ведения нескольких “бухгалтерий” одного предприятия (мы имели ввиду холдинг, а вы что подумали?).
- Национальные особенности управленческого учета: бартер, взаимозачет или расчет закупочных цен и калькуляции производства в зависимости от цен продажи и фирм в составе холдинга, осуществивших реализацию, и т.д.
- Необходимость стыковки с разнообразным периферийным оборудованием (кассовые аппараты, штрих-кодовое оборудование, АТС и т.д.).
- Построение территориально-распределенной системы автоматизации.
- использование различных программных платформ…
И ТАК ДАЛЕЕ.
Undo
(Отменить предыдущее)
Сосредоточились и продолжаем. Обобщением приведенного выше конкретного примера фазы выполнения планов (без лирики) является схема, приведенная на рисунке.
Такая, и только такая организация выполнения, может обеспечить выполнение планов. Как видите, специфика решаемых задач, действительно, не важна. О чем я и предупреждал. Гораздо важнее другое.
Властелин колец
А теперь о Главном. Если вы обратили внимание, в основе схемы фазы выполнения лежит тот же цикл управления, о котором мы говорили в предыдущей статье. Не надо сильно напрягаться для того, чтобы увидеть старых знакомых – Целеполагание, Планирование, Выполнение, Контроль, Корректировка, Формирование управленческого воздействия. Вы их видите? Парадокс? Да нет же! Любая подсистема управляемой системы должна и может быть УПРАВЛЯЕМА! и коль скоро это так, цикл управления и методы его автоматизации принципиально одинаковы, идет ли речь о предприятии в целом, некоторой области его деятельности (маркетинг, закупка/продажа, производство, управление персоналом и т.д.) или конкретных бизнес-процессах, являющихся частью областей деятельности.
Если перенестись в мир геометрических аллегорий, то цикл управления является типичным фракталом – регулярным геометрическим элементом, часть или части которого могут в свою очередь являться исходным элементом, представляя собой зримый образ рекурсии. Узоров, являющихся комбинациями циклов-колец, бесконечно много, и каждый конкретный узор может являться интерпретацией/описанием системы управления неким РЕАЛЬНЫМ объектом/предприятием. Или, наоборот, любое управляемое предприятие является просто интерпретацией какого-то переплетения колец. совершенный узор – совершенная система управления – совершенное предприятие. Любой изъян в узоре означает СОВЕРШЕННО РЕАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ в этой жизни.
Впереди фаза контроля. До встречи.
Источник http://www.intalev.ru
