Автор статьи:
На биологическом факультете университета был упрощен переход к новой учебной программе с внедрением программы SureTrak Project Manager
>Постановка задачи
- Координация расписания учебного процесса, персонала и материальных ресурсов общей биологической программы университета
- Переход от квартального календаря к календарю по семестрам.
решение
SureTrak Project Manager позволил облегчить составление и координацию расписания учебного процесса на биологическом факультете университета.
Как правило, люди не хотят, чтобы на их рабочем месте присутствовали бактерии. Но только не Патриция Хауслин (Patricia Hauslein)! больше того, ей необходимо, что бы они были там в нужный день и час. Потому, что Патриция Хауслин профессор биологии в государственном университете St. Cloud в городе St. Cloud, Minnesota. Кроме того, она отвечает за расписание работы персонала, использования оборудования и материальных ресурсов.
Программа обучения на биологическом факультете очень насыщена, а расписание составляется на целый год для восьмисот студентов. Для более эффективного решения задач управления ресурсами Патриция использовала SureTrak Project Manager фирмы Primavera Systems, Inc.
Все на месте, даже бактерии!
«Координация этой программы позволила мне отследить кто, что, где и когда должен сделать, для того чтобы запланированные задачи были выполнены вовремя» сказала Патриция. «Для успешной подготовки и выполнения лабораторных работ мне приходиться постоянно жонглировать с расписанием для персонала, оборудованием и материалами лабораторные работы наиболее сложная часть курса и для студентов, и для меня».
Лабораторные работы общего курса биологии требуют доставки большого количества органического, а иногда и живого материала в определенное время в определенное место. Задержка между заказом этих материалов и использованием их в лаборатории может быть от дней до месяцев в зависимости от типа лаборатории.
«Однажды мы выполняли лабораторную работу, где студенты работали со специальным Штаммом бактерии», -говорит Патриция. «Подготовка к этой лабораторной работе потребовала от нас вырастить эту бактерию, опробовать, убедиться, что она обладает ожидаемыми характеристиками, а затем провести большое количество экспериментов. И это только одна из сотен важных деталей, которые не должны были быть упущены при выполнении этого курса. С помощью SureTrak я построила календарно-сетевой график, отражающий все процессы во время обучения. Он и показал наглядно персоналу, что планируется на ближайшие дни и недели».
SureTrak предоставил персоналу все необходимые инструменты для управления этим сложным проектом биологического факультета государственного Университета St. Cloud. При этом не потребовалось сложного программирования или специальных навыков управления проектами. Это оказалось возможным благодаря тому, что SureTrak впитал в себя многолетний опыт управления проектами, и при помощи своих мастеров и функций позволяет любому создавать эффективные сценарии реализации проектов.
«Мастер создания проекта SureTrak Project KickStart существенно облегчил задачу создания успешного плана обучения для общего курса биологии», сказала профессор Хауслин. «SureTrak задал несколько базовых вопросов и создал первый проект, не заставляя меня задумываться о том, как это делается. Когда я начала работать с проектом, я передавала часть информации в мастер, а он, в свою очередь, задавая мне простые вопросы, помещал ее в нужное место проекта. Мастер задавал мне совсем простые и понятные вопросы, например: Сколько это займет времени? Работа с Мастерами действительно очень удобна».
Тот же проект, другое время
Убедившись в успешном применении программного обеспечения SureTrak Project Manager, профессор Хауслин решила использовать его для осуществления перехода государственного университета St. Cloud от планирования учебного процесса поквартально к планированию по семестрам. Начиная с 1998 года, университет переходит с одного календаря на другой. Это позволяет увеличить каждый курс примерно на 12%. Но в соответствии с этим изменением длительности, должно быть пересмотрено и расписание каждого из курсов.
«Обычно, первый квартал всегда вызывает трудности связанные с появлением новых книг, лабораторных занятий и подготовкой ассистентов», говорит Патриция. «С переходом на расписание по семестрам мы сталкиваемся с полностью новой структурой».
Сконцентрироваться на цели
Ключ успеха Патриции в том, что она может устанавливать цели, которые необходимо достичь, и в этом ей помогает SureTrak. При помощи мастера создания проектов Project KickStart ей удалось определить ключевые цели, на пути реформы общего курса биологии и препятствия, которые могут помешать в этом и потенциальные потребности в ресурсах.
«SureTrak дает мне необходимую гибкость при создании что если сценариев развития проекта», говорит профессор Хауслин «Это как раз то, что мне было нужно для разработки и тестирования программы на следующий год. Я могу разложить курс и посмотреть, где есть узкие места. Я могу увидеть, что сотрудник будет перегружен работой в определенные периоды, и может быть, ему нужно выделить нескольких ассистентов».
Система позволила ей увидеть, что случиться с проектом, если одни ресурсы заменить на другие. Что повлияет на программу, если декан допустит только трех подготовленных ассистентов? Как будут загружены студенты выпускники? Сколько подготовленных ассистентов реально требуется для успешного выполнения новой программы?
«иметь всю эту информацию в руках, при ограниченном времени это здорово», подвела итог профессор Хауслин «SureTrak позволил мне обоснованно показать декану все потребности для выполнения этих проектов. И что наиболее важно, SureTrak дает мне все данные, необходимые для принятия административных решений».
Статья впервые опубликована на сайте www.pmsoft.ru